FaceNet

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Tải tài liệu

Liên hệ : Phạm Bảo Thạch  

Email : support@facenet.vn 

Phone : (+84) 829 189 206

1. Câu hỏi: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

• Giảm chi phí in ấn và chuyển phát (Chi phí kiểm soát được):
  1. In Hóa đơn: Dao động từ 500 đồng/Hóa đơn (với các tập đoàn lớn như Petrolimex, VNPT… đặt phôi) đến 7.000 đồng/Hóa đơn (với các doanh nghiệp SMB đặt in hóa đơn)
  2. Chuyển phát Hóa đơn: trung bình khoảng  15.000 đồng/hóa đơn trên toàn quốc

Giá hóa đơn điện tử dao động từ 400 đồng - 2.000 đồng/hóa đơn

• Giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn  và các chi phí khác Doanh nghiệp không kiểm soát được:
  1. Chi phí lưu trữ hóa đơn giấy theo quy đinh là 10 năm:
     • Đầu tư nhân sự cho đối soát hóa đơn, thanh lọc/xử lý hóa đơn hết niên hạn lưu trữ.
     • Đầu tư kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy theo tiêu chuẩn (thiết bị lưu trữ, thiết bị PCCC, …)
  2. Rủi ro mất hóa đơn:
     • Phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng/hóa đơn

(Theo điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC)

• • • Các chi phí lobby cơ quan thuế
    • Đầu tư nhân sự và thời gian để làm hồ sơ trình báo về việc mất hóa đơn
• Giải quyết các bất cập về nghiệp vụ của Doanh nghiệp:
  1. Không đối soát được lượng hàng bán ra hoặc thu nợ với hóa đơn thực xuất
  2. Khó kiểm tra với Hóa đơn nghi ngờ là xuất khống
  3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế thủ công (trong khi khai thuế là điện tử)
  4. Các nghiệp vụ xử lý Hóa đơn: Điều chỉnh, Thay thế, Hủy rất phức tạp. Đòi hỏi bên mua và bên bán phải gặp nhau để xử lý Hóa đơn
  5. Khi hết hóa đơn, làm thủ tục đặt in hóa đơn và xin số của Cơ quan Thuế rất mất thời gian
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
• Quá trình thanh toán nhanh hơn
• Góp phần bảo vệ môi trường.

2. Câu hỏi:  Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

 

3. Câu hỏi:  Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

Không

 

4. Câu hỏi:  Trong Điều 17 của Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.
• Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ đã bán kèm theo hoá đơn.”

Với Hóa đơn điện tử phải xử lý như thế nào?

Trả lời:

• Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
• Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

5. Câu hỏi:  Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...;

 

6. Câu hỏi:  Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời:

• Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dướidòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Phá

7. Câu hỏi:  Làm thế nào để phân biệt được bản thể hiện ra giấy của Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

1. 1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
   2. Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
      • Hóa đơn điện tử: E
      • Hóa đặt in: P
      • Hóa đơn tự in: T
   3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
   4. Chữ ký:
      • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
      • Hóa đơn giấy: Ký tay

 

8. Câu hỏi: Tính pháp lý của hóa đơn điện tử?

Trả lời:

• Hóa đơn được phát hành:

• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
• Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

• Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
• Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
  1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
  2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
  3. Hóa đơn điện tử
• Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

 

9. Câu hỏi: Hóa đơn xác thực Cơ quan Thuế đang triển khai khác gì với Hóa đươn điện tử?

Trả lời: Hóa đơn xác thực cũng là một loại hóa đơn điện tử. Ngoài chữ ký số của bên bán (và bên mua) và chuyển thẳng hóa đơn cho nhau thông qua Internet thì bên bán sau khi phát hành Hóa đơn chuyển lên hệ thống của cơ quan Thuế đóng dấu rồi mới gửi sang bên mua

 

10. Câu hỏi: Hóa đơn xác thực và hóa đơn điện tử dùng cho loại hình Doanh nghiệp nào?

Trả lời:

+ Nói chung, hóa đơn điện tử chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều hóa đơn, vì phải đáp ứng nhiều điều kiện như có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử; có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử; có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu…

+ Hóa đơn xác thực cũng là một loại hóa đơn điện tử. Ngoài chữ ký số của bên bán (và bên mua) thì trong hóa đơn có đóng dấu của cơ quan Thuế: doanh nghiệp nhỏ và vừa, sử dụng hóa đơn xác thực ưu việt hơn, vì không cần phải đáp ứng các điều kiện rất cao như sử dụng hóa đơn điện tử.

11. Câu hỏi: Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1. 1. Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống
   2. Tiếp nhận qua email
   3. Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
   4. Services

Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.

12. Câu hỏi: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1. Xem trên máy tính, máy tính bảng
2. Xem trên các thiết bị Smart phone

13. Câu hỏi: Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể  thực hiện những tác vụ gì?

Trả lời:

• Xem Hóa đơn
• Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ
• In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

14. Câu hỏi: Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

• Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
• Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

15. Câu hỏi: Bên mua hàng có phải thực hiện lưu  hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

15. • • Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc) – Theo chu trình lưu trữ 10 năm (luật kế toán hiện tại)
      • Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
16. Câu hỏi: Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với  hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

16. • • Kê khai giống như hóa đơn giấy.
17. Câu hỏi: Bên mua phải thực hiện ký số vào  hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

17. • TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
    • TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp (cá nhân) thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn
18. Câu hỏi: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Trả lời:

18. • • Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
      • Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
      • Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
      • Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
19. Câu hỏi: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì?

Trả lời:

19. 1. 1. Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán
       2. Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HD”
20. Câu hỏi: Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?

Trả lời:

Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

1. 1. Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
   2. Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):

1. 3. Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
   4. Tích hợp qua Services

Lưu ý: Hình thức thứ (1) và (2) là tiện lợi nhất cho khách hàng (bên mua)

21. Câu hỏi: Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?

Trả lời:

1. 1. 1. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
      2. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
      3. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
      4. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

 

22. Câu hỏi: Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?

Trả lời:

B1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

1. 1. 1. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

B2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

1. 1. 2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

B3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần (+ Thông tin Chứng thư số nếu Doanh nghiệp sử dụng riêng Chữ ký số cho Hóa đơn điện tử - Không dùng chung với chữ ký số Kê khai thuế qua mạng)

23. Câu hỏi: Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?

Trả lời:

Không: Nếu cùng 1 giao dịch mua bán

Có: Với các giao dịch mua bán khác nhau

Khoản 03, điều 7, thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định rõ: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau

(hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát

hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung

cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in)

 

24. Câu hỏi: Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

Trả lời:

24. 1. 1. Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
       2. Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
       3. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Tùy theo quy định về tài chính của các đơn vị đặc thù, thời gian lưu trữ có thể sẽ hơn 10 năm (Ví dụ: Hóa đơn khám chữa bệnh lưu theo hồ sơ bệnh án tối thiểu là 15 năm)
25. Câu hỏi: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế,?

Trả lời:

25. 1. 1. Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
       2. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
       3. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể: Bên bán hàng tra soát và lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Cơ quan Thuế: tra soát để xác định hóa đơn hủy.
       4. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”
26. Câu hỏi: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

Trả lời:

1. 1. 1. Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
      2. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
      3. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
      4. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
      5. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý:

26. 1. 6. Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
       7. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.
27. Câu hỏi: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

Trả lời:

1. 1. 1. Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
      2. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Lưu ý: - Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện

• 1. 3. Giữa doanh nghiệp việc lập Văn bản có ký điện tử không khả thi khi thực hiện
• Sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi. (Các thức làm như hóa đơn giấy)

 

28. Câu hỏi: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?

Trả lời:

28. 1. 1. Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
       2. Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
          1. Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
          2. Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
          3. Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
          4. Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
          5. Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
          6. Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua
29. Câu hỏi: Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng  vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời: Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức nào từ cơ quan Thuế)

30. Câu hỏi: Doanh nghiệp bên Bán có thể sử dụng chữ ký điện tử khác với chữ ký điện tử đăng ký Kê khai Thuế được không?

Trả lời:        Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập:

1- Giao dịch Kê khai và nộp Thuế điện tử,

1. Sử dụng phát hành Hóa đơn trong giao dịch cung cấp hàng  hóa dịch vụ.

31. Câu hỏi: Phần mềm Phát hành Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp bên Bán có phải kết nối đến phần mềm Kế toán theo đúng điểm 2đ, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC không?

Trả lời: Thực tế hiện nay, các phần mềm Kế toán và Hóa đơn điện tử là do 02 nhà cung cấp độc lập triển khai cho Doanh nghiệp. Việc thực hiện kết nối liên thông 02 phần mềm này lại thành 1 bộ phần mềm tính khả thi không cao. Khi triển khai sẽ xin cơ quan Thuế cơ chế “Kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng/Hóa đơn điện tử vào phần mềm Kế toán theo định kỳ”.

32. Câu hỏi: Làm thế nào để bên Mua yên tâm nhận hóa đơn điện tử của bên Bán?

Trả lời:  Bên Bán thực hiện các công tác sau trước khi chính thức phát hành Hóa đơn điện tử:

1. 5. Làm công tác tuyên truyền với các khách hàng về dự kiến thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử bằng các hình thức sau:
      • Gửi email cho khách hàng
      • Thông báo trên Website của Doanh nghiệp
      • Công bố báo chí (nếu thấy cần)

Nhờ cơ quan Thuế ra văn bản gửi các Doanh nghiệp hoặc thông báo trên kênh truyền thông của cơ quan Quản lý Thuế trực tiếp của Doanh nghiệp